Übersicht Mitarbeitende

Last edit: Nov 21, 2023

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Inhaltsverzeichnis

Übersicht

In der Tabelle «Mitarbeitende» finden Sie alle in Skriba erfassten oder via Schnittstelle importierten Mitarbeitenden.

Die Übersicht zeigt die folgenden Angaben der Mitarbeitenden:

Mitarbeiter*in ID

Mitarbeiter*in Name

Funktion

Organisationseinheit

Anstellungsart

Stellenprozent

Führungsspanne (Anzahl unterstellte Mitarbeitende)

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Vorgesetzte Personen mit der Berechtigung «User» sehen in der Mitarbeitenden Tabelle nur jene Mitarbeitende, bei welchen Sie in den Zeugnisprozess als Bearbeiter involviert waren. Zudem können Sie nur abgeschlossene Zeugnisse sehen.

Suche & Filter

Mit dem Suchfeld und dem Filter haben Sie die Möglichkeit eine*n bestimmte*n Mitarbeiter*in noch schneller zu finden. Sie können die beiden Optionen wie folgt nutzen:

Im Suchfeld können Sie nach Mitarbeitenden anhand des Vor- oder Nachnamen oder dem Personalnummer suchen.

Unter Filter haben Sie zudem die Möglichkeit die Suchergebnisse nach der Organisationseinheit und/oder der Funktion zu selektionieren.

Wenn Sie Mitarbeitende, mit einem verstrichenen Austrittsdatum ebenfalls in der Tabelle sehen möchten, müssen Sie unter Filter das Häkchen bei «Ausgetretene Mitarbeitende anzeigen» setzen.

Mitarbeiter*in bearbeiten/erfassen

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Um Änderungen an den Stammdaten der Mitarbeitenden vornehmen zu können, müssen Sie mit der Benutzerberechtigung «HR User», «HR Superuser» oder «Tech Admin» eingeloggt sein.

Um einen bestehenden Mitarbeitenden zu bearbeiten, klicken Sie in der Tabelle auf den entsprechenden Mitarbeitenden. So gelangen Sie auf das entsprechende Mitarbeiter*in-Profil. Im Profil haben Sie die Möglichkeit folgende Punkt zu erfassen oder zu bearbeiten:

Stammdaten

Beschäftigungen

Ausbildungen

Unterschriftsberechtigungen

Zudem haben Sie hier die Möglichkeit den Mitarbeitenden aus Skriba zu entfernen. Beachten Sie jedoch, dass Mitarbeitende nur gelöscht werden können, wenn für diese noch keine Zeugnisse erstellt wurden.

Stammdaten

Unter den Stammdaten können Sie folgende Felder pflegen:

Anrede (Pflichtfeld)

Mitarbeitenden ID (Pflichtfeld)

Geburstadtum (Pflichtfeld)

Vor- und Nachname (Pflichtfeld)

Heimatort oder Land; ist hier ein Ort oder Land hinterlegt, wird es im Zeugnis angedruckt

Austrittsdatum; ist hier ein Datum erfasst und dieses ist bereits vorbei, kann der Mitarbeitende nur noch unter den ausgetretenen Mitarbeiteneden gefunden werden

Beschäftigung

Über die Beschäftigung wird gesteuert, welche Funktion(en) und somit Aufgaben auf einem Zeugnis angezeigt werden.

Mit einem Klick auf «Neue Beschäftigung» können Sie eine weitere Beschäftigung zu einem Mitarbeitenden hinzufügen. Für jede Beschäfitgung müssen folgende Felder erfasst werden:

Eintrittsdatum

Anstellungsart: Auswahl Festanstellung, Temporär, Berufslehre, Praktikum

Stellenprozent

Führungsspanne: Hier muss eine Zahl erfasst werden, wenn eine Person eine Führungsfunktion inne hat. Dies steuert, dass auf dem Zeugnis in der Beurteilung zusätzlich das Führungsverhalten beurteilt werden kann

Funktion: Auswahl aus den von Ihnen erfassten Funktionen

Organisationseinheit: Auswahl aus den von Ihnen erfassten Organisationseinheiten

Bei einer Beschäfitgung kann kein Enddatum erfasst werden. Bei einem 100%-Pensum geht Skriba automatisch davon aus, dass eine Beschäftigung endet, sobald eine neue Beschäftigung erfasst wird.

Ausbildung

Sie haben die Möglichkeit in den Zeugnissen absolvierte Ausbildungen zu erwähnen. Erfassen Sie die Ausbildung ebenfalls auf dem Profil des Mitarbeitenden. Mit «Neue Ausbildung» können Sie eine neue Ausbildung (Kurs, Weiterbildung, etc.) erfassen.

Unterschriftsberechtigung

Wenn Mitarbeitende über nennenswerte Unterschriftberechtigungen im Unternehmen verfügen, kann dies ebenfalls auf dem Mitarbeitendenprofil erfasst werden. Zur Verfügung stehen die folgenden Berechtigungen:

Handlungsvollmacht

Prokura

Vollunterschrift

Hinterlegen Sie jeweils das Datum an welchem die Person diese neue Berechtigung erhalten hat und ein entsprechender Hinweis wird automatisch auf dem Zeugnis angezeigt.

Mitarbeiter*in löschen

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Um einen Mitarbeitenden zu löschen, müssen Sie mit der Benutzerberechtigung «HR User», «HR Superuser» oder «Tech Admin» eingeloggt sein. Zudem können Mitarbeitenden nur gelöscht werden, wenn für diese noch keine Zeugnisse in Skriba erstellt wurden.

Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeitenden, welchen Sie löschen möchten in der Tabelle aus. Im anschliessend erscheinenden Fenster können Sie diesen, wenn für diesen noch keine Zeugnisse erstellt wurden, oben rechts löschen.

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