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Empfohlener Workflow in Skriba

Last edit: Nov 21, 2023
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Inhaltsverzeichnis
 
  1. Ein User mit der Rolle «HR User» oder «HR Superuser» legt ein neues Zeugnis für den gewünschten Mitarbeitenden an. Der HR-Mitarbeitende wird automatisch zum «Verantworlichen HR» des Zeugnisses. Vorbedingung: Der Mitarbeitende, für welchen ein Zeugnis erstellt wird, existiert bereits im System und dessen Stammdaten/Beschäftigungen sind korrekt und aktuell.
      2. Auf dem Zeugnis können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
      • Zeugnistyp auswählen
      • Standort anpassen
      • Zeugnisdatum anpassen
      • Einleitungstext prüfen und optional per Freitext anpassen
  1. Zeugnis an den Vorgesetzten des entsprechenden Mitarbeiters zuweisen. Sobald ein Zeugnis einem anderen Benutzenden zugewiesen wird, wird dieser als «Bearbeiter» gesetzt.
  1. Die vorgesetzte Person wird per E-Mail benachrichtigt, dass ihr ein Zeugnis zugewiesen wurde. Nun nimmt der/die Vorgesetzte folgende Aufgaben vor:
      • Optional: Stammdaten des Mitarbeitenden in der Einleitung prüfen
      • Aufgaben des Mitarbeitenden aus der Liste anwählen
      • Beurteilung erfassen
      • Dank und Zukunftswünsche auswählen
      • Optional: Ein PDF generieren um den Zeugnisentwurf dem Mitarbeitenden zu zeigen
      • Das Zeugnis an die verantwortliche HR-Person zurückgeben
  1. Die verantwortliche HR-Person des entsprechenden Zeugnisses wird wiederum per E-Mail informiert, dass ihr das Zeugnis zurückgesendet wurde und nimmt anschliessend folgende Schritte vor:
      • Daten prüfen, welche von der vorgesetzten Person erfasst wurden
      • Falls nötig die manuelle Bearbeitung aktivieren, um dem Zeugnis den letzten Feinschliff zu geben
      • Personen für die Unterschriften setzen
      • Das Zeugnis abschliessen und als PDF oder Word herunterladen

FAQs

Kann der Vorgesetzte das Zeugnis an eine andere Person zuweisen?
Nein, die Vorgesetzten können das Zeugnis aus Datenschutzgründen nur an die HR-verantwortliche Person zurückgeben.
Kann das Zeugnis an mehrere Personen zugewiesen werden?
Ja, ein Zeugnis kann beliebig oft an weitere Vorgesetzte zugewiesen werden. Jedoch kann ein Zeugnis gleichzeitig immer nur bei einer Person sein/an eine Person zugewiesen werden.