Kurzanleitung für Vorgesetzte

Last edit: Jan 29, 2024

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In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie einfach und effizient Sie mit Skriba Zeugnisse erstellen können. Egal, ob Sie Führungsperson sind oder in einer anderen Position, unsere intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen, in nur wenigen Schritten professionelle Arbeitszeugnisse zu generieren. Schauen Sie rein, um zu erfahren, wie Skriba Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann.

Einloggen

Gehen Sie auf ihr-unternehmen.skriba.ch und loggen Sie sich mit ihrer E-Mailadresse und ihrem Passwort ein.

Falls Sie sich das erste Mal auf Skriba einloggen möchten und noch kein Passwort erhalten haben, können Sie auf Passwort vergessen klicken. Sie erhalten anschliessend eine E-Mail mit weiteren Informationen wie Sie ihr Passwort setzen können.

Zeugnisbearbeitung starten

Als Vorgesetzte*r erhalten Sie eine E-Mail sobald ein Zeugnis zur Bearbeitung bereit ist. Sie können ganz einfach auf den Link in der Mail klicken und laden so auf dem entsprechenden Zeugnis.

Sie sehen in Ihrem Skriba abgeschlossene Zeugnisse (fertiggestellt), bei welchen Sie involviert waren sowie offene Zeugnisse, bei welchen sie noch etwas erledigen müssen. Zeugnisse, welche von Ihnen noch bearbeitet werden müssen, sind als in Bearbeitung oder überfällig markiert. Wählen Sie ein entsprechendes Zeugnis an um dieses zu bearbeiten.

Aufgaben ergänzen

Die HR-Mitarbeitenden bereitet das Zeugnis so weit wie möglich vor. Anschliessend ist es die Aufgabe der Vorgesetzten die Aufgaben des Mitarbeitenden zu kontrollieren/ergänzen.

Achtung, falls der Mitarbeitende verschiedene Funktionen hat/hatte, können bei jeder Funktion Aufgaben ausgewählt werden. Standardmässig ist die aktuelle Funktion aktiv.

Klicken Sie auf Aufgaben und wählen Sie die Aufgaben, welche vom Mitarbeitenden ausgeführt wurden aus.

Falls der/die Mitarbeiter/in eine weitere spezielle Aufgabe im Team ausgeführt hat, können Sie diese Aufgabe in der Spalte rechts ganz unten manuell erfassen:

Beurteilung vornehmen

Entscheiden Sie über die Gesamtbeurteilung des Mitarbeitenden. Die Auswahl reflektiert die Menge der empfohlenen Aussagen. Falls eine Vorlage existiert für diese Funktion wird diese bei dieser Auswahl eingefügt.

Immer beurteilt werden können die Fachkompetenz / Arbeitsverhalten und das Sozialverhalten / Selbstkompetenz. Bei Mitarbeitenden mit einer Führungsfunktion kann zudem das Führungsverhalten bewertet werden.

Gehen Sie die Kompetenzen durch, wählen Sie die verschiedenen Beurteilungskriterien an und wählen Sie jeweils die Aussagen an, welche für den Mitarbeitenden passen. Sobald Sie eine Aussage angewählt haben, erscheint diese auf der Zeugnisvorschau.

Zeugnisabschluss

Sobald die Beurteilung abgeschlossen ist, können Sie unter Abschluss noch einen Ausstellungsgrund sowie einen Dank und Zukunftswünsche anwählen.

Wenn Sie die Bearbeitung am Zeugnis fertiggestellt haben, können Sie das Zeugnis mit dem Button Zuweisen an die verantwortliche HR-Fachperson retournieren. Sobald das Zeugnis vom HR abgeschlossen wird, können sie diese in Skriba sehen. Den Button finden Sie unter dem Verlaufsprotokoll

Falls Sie Änderungswünsche am bestehenden Text haben oder sie dem HR-Verantwortlichen eine Bemerkung mitteilen möchten, können Sie dafür das Kommentarfeld nutzen.

Zeugnis herunterladen

Sie haben jederzeit die Möglichkeit ein Zeugnis als PDF herunterzuladen. Dazu klicken Sie einfach oben rechts auf Herunterladen. Solange das Zeugnis nicht fertiggestellt ist, enthält dieses immer ein Wasserzeichen. So können Sie das Zeugnis beispielsweise dem Mitarbeitenden vorlegen, damit dieser ebenfalls ein Feedback abgeben kann.

Freitextbearbeitung

In Skriba ist es möglich die generierten Texte in der Freitextbearbeitung zu überschreiben und manuell anzupassen. Diese Funktion steht Ihnen als Vorgesetzte jedoch nicht zur Verfügung. Wenn Sie Anpassungen am Text wünschen, können Sie diese im Kommentarfeld erfassen, damit diese anschliessend von der entsprechenden HR-Fachperson im Zeugnis implementiert werden können.

FAQs

Warum sind bei einer Funktion keine Aufgaben ersichtlich?

Falls bei einer Funktion keine Aufgaben ersichtlich sind, wurden noch keine Aufgaben zu dieser Funktion erfasst. Nehmen Sie bitte mit der entsprechenden HR-Verantwortlichen Kontakt auf um das weitere Vorgehen zu besprechen.

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