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Datenaufbereitung Initialimport

Last edit: Sep 8, 2023
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Inhaltsverzeichnis

Was ist der Initialimport?

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Herzlich Willkommen bei Skriba! Es freut uns sehr, Sie an Board zu haben!
Damit Sie voll und ganz von Skriba profitieren können, werden wir Ihre ganz persönliche Skriba-Datenbank mit Ihren Daten aufbereiten. Für den Initialimport benötigen wir von Ihnen die folgenden Angaben:
  • Abteilungen in ihrem Unternehmen
  • Funktionen in ihrem Unternehmen
  • Aufgaben der einzelnen Funktionen
  • Stammdaten der Mitarbeitenden
  • Angaben der zukünftigen Skriba-Benutzenden
 
Alle Daten müssen systematisch aufbereitet werden, damit wir diese anschliessend in Ihr neues System importieren können. Bitte laden Sie die folgende zip-Datei "Initialimport CSV" herunter. In diesem zip-Ordner finden Sie anschliessend fünf Excelfiles. In den folgenden Kapitel finden Sie Informationen wie Sie die einzelnen Files für den Import aufbereiten können.
Das File "2021 Visualisierung Initialimport" ist eine Zusammenfassung der nachfolgenden Kapitel, sprich der Anforderungen an die einzelnen Datenfiles.

Datenfiles aufbereiten

In diesem Kapitel gehen wir auf die fünf Datenfiles ein und erklären, was sie beim Abfüllen der Daten beachten müssen.
Grafische Darstellung der fünf Excelfiles und deren Zusammenhang
Grafische Darstellung der fünf Excelfiles und deren Zusammenhang

Abteilungen

Nutzen Sie bitte die folgende Vorlage: catabteilung.xlsx
In dieser Tabelle erfassen Sie die Abteilungen ihres Unternehmens, welche in Skriba zur Auswahl stehen sollen. Es muss mindestens eine Sprache erfasst werden. Wenn Sie Skriba nur in Deutsch nutzen, reicht es also nur die Spalte "De" auszufüllen.
In der Spalte "Code" wird ein eindeutiger Code für jede Abteilung hinterlegt. Der Code ist obligatorisch und ist die eindeutige ID der Abteilung. Der Code sollte keine Umlaute enthalten.
Vorschau File catabteilung.xlsx (Abteilungen)
Vorschau File catabteilung.xlsx (Abteilungen)

Funktionen

Nutzen Sie bitte die folgende Vorlage: catFunktionen.xlsx
In dieser Tabelle werden alle Funktionen erfasst, welche in ihrem Unternehmen vorkommen. Auch hier ist es wichtig, dass ein eindeutiger Code je Funktion erfasst wird. Es muss mindestens eine Sprache erfasst werden. Wenn sie die Mehrsprachigkeit von Skriba nutzen, müssen die weiteren Sprachen ebenfalls erfasst werden.
Vorschau File catFunktionen.xlsx
Vorschau File catFunktionen.xlsx

Aufgaben

Nutzen Sie bitte die folgende Vorlage: cataufgabetemplate.xlsx
In dieser Tabelle erfassen Sie die Aufgaben, welche die entsprechenden Funktionen ausführen. Jede Aufgabe muss zwingend einer Funktion zugewiesen werden. Verwenden Sie für jede Aufgabe eine neue Zeile. Das heisst es gibt mehrere Zeilen pro Funktion. In der Spalte "FunktionCode" erfassen Sie den Code der Funktion, welcher Sie zuvor in der Tabelle "catFunktionen.xlsx" erstellt haben.
In der Spalte "AbteilungCode" kann der Code aus dem File "catabteilung.xlsx" hinterlegt werden, wenn eine spezifische Aufgabe nicht nur einer Funktion sondern auch noch einer Abteilung zugewiesen werden soll. Die Spalte "AbteilungCode" ist optional und kann leer gelassen werden.
Auch in diesem File ist mindestens eine Sprache obligatorisch.
Vorschau File cataufgabentemplate.xlsx
Vorschau File cataufgabentemplate.xlsx

Stammdaten der Mitarbeitenden

Nutzen Sie bitte die folgende Vorlage: mitarbeiter Plus.xlsx
Anschliessend haben Sie die Möglichkeiten nur die Stammdaten (Tabellenblatt 2) oder die vollständigen Angaben zu den Mitarbeitenden inkl. Beschäftigung (Tabellenblatt 1) vorzunehmen. Wenn Sie sich für das Tabellenblatt inkl. Beschäftigung entscheiden, dann müssen zwingend alle 6 Spalten (H bis M) vollständig ausgefüllt werden.

Pflichtfelder

  • Personalnummer (Zahlen, Buchstaben oder gemischt möglich)
  • Geburtsdatum im Format DD.MM.YYYY
  • Vorname
  • Nachname
  • Geschlecht, Auswahlmöglichkeiten: male, female
Vorschau nur Stammdaten
Vorschau nur Stammdaten

Optionale Felder

  • Heimatort (sofern ein Ort/Land erfasst, wird es auf dem Zeugnis angedruckt)
  • Austrittsdatum im Format DD.MM.YYYY

Beschäftigung

Wenn die Beschäftigung erfasst wird, müssen zusätzlich folgende Felder erfasst werden:
  • Beschäftigung von Datum im Format DD.MM.YYYY
  • Beschäftigungsgrad (Ganzzahl zwischen 0 und 100)
  • Anzahl Mitarbeiter (=Führungsspanne), Standardwert ist 0
  • CodeAbteilung, dies ist die Referenz auf die Tabelle Abteilung (Bitte Code erfassen und nicht Beschreibung)
  • CodeFunktion, dies ist die Referenz auf die Tabelle Funktion (Bitte Code erfassen und nicht Beschreibung)
  • Anstellungsart, Auswahlmöglichkeiten: Festanstellung, Temporär, Berufslehre, Praktikum
Vorschau Felder zur Beschäftigung
Vorschau Felder zur Beschäftigung

Benutzer

Nutzen Sie bitte die folgende Vorlage: Template_benutzer.xlsx
Hier erfassen Sie alle Personen, welche ein Login für Skriba benötigen. Die vier Felder (E-Mail, Vorname, Nachname und Rolle) sind obligatorisch. In der Spalte "Rolle" stehen Ihnen die folgenden vier Zugriffsrollen zur Verfügung: User, HR User, HR Superuser und Tech Admin. In der Spalte Standardsprache kann die Standardsprache für das Skriba-Interface hinterlegt werden. Zur Auswahl stehen hier: Deutsch (de), Englisch (en), Französisch (fr) und Italienisch (it). Sowie das Gender und den Funktionscode.
 
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Rollen
Rolle
Beschreibung
User (Benutzer)
Jede Person, die Skriba nutzt, verfügt über diese Rolle. Eine Benutzerin mit der Rolle «User» kann bei einem Zeugnis als «Zugewiesener Bearbeiter» gesetzt werden. Diese Rolle wird meistens für Vorgesetzte genutzt, da mit dieser Berechtigung Aufgaben zu Zeugnissen zugewiesen werden können und die Beurteilung vorgenommen werden kann. Dieser User sieht nur Mitarbeitende und Zeugnisse, bei welchen er involviert ist.
HR User (Mitarbeiter HR)
Eine Person mit der Rolle «HR User» kann Mitarbeitende und Zeugnisse erstellen und sieht zudem alle Mitarbeitenden und alle abgeschlossenen Zeugnisse. Ein User mit der Rolle «Mitarbeiter HR» kann nur Zeugnisse bearbeiten und löschen, welcher er selbst gestartet hat, sprich bei denen er als «Verantwortlicher HR» gesetzt ist.
HR Superuser (Fachlicher Administrator)
User mit der Rolle «HR Superuser» haben Zugriff auf den Administrationsbereich von Skriba. Zudem haben Sie die selben Berechtigungen wie die Rolle «HR User». Diese Rolle kann zudem alle offenen und geschlossenen Zeugnisse sehen, bearbeiten und löschen.
Tech Admin (Technischer Administrator)
Diese Rolle kann alle Mitarbeitenden bearbeiten sowie die Berechtigungen in der zugriffsverwaltung steuern.

Daten aus IT-System exportieren

Bitte beachten Sie die nachstehenden Hinweise, wenn Sie uns die erforderlichen Daten direkt aus Ihrem IT-System via Datenexport in CSV-Files zur Verfügung stellen möchten:
  • Encoding: ISO 8859-1
  • Trennzeichen: Semikolon
  • Zeilenende: CR-LF
  • Texte: in doppelten Anführungszeichen
  • Escaping: Literale doppelte Anführungszeichen verdoppeln
  • Kopfzeile: muss in der Datei vorhanden sein

FAQs

Müssen alle fünf Files ausgefüllt werden?
Ja, damit der Initialimport einwandfrei funktioniert, müssen alle fünf Files und alle Pflichtfelder vollständig ausgefüllt werden.
Was passiert wenn ich bei den Mitarbeitenden nur die Stammdaten im Excel pflege?
Wenn Sie sich entscheiden nur die Stammdaten beim Initialimport einzulesen, dann müssen die Angaben zur Beschäftigung anschliessend in Skriba manuell vorgenommen werden.
Wir haben nicht alle Aufgaben für alle Funktionen bereit. Was können wir tun?
Wir empfehlen grundsätzlich so viele Daten wie möglich beim Initialimport in Skriba zu importieren. Falls Sie jedoch nicht bereits zu allen Funktionen alle Aufgaben zusammen haben, können die Aufgaben auch nachträglich noch ergänzt werden.